スマホの普及により、パソコンを保有している人が少なくなっていますが、現代のビジネスシーンにおいて、WordやExcelといったOfficeソフトのスキルは、事務職にとって必須と言っても過言ではありません。特に、求人情報を見れば、「Word,Excel使える方」がいかに多いことか。
しかし、応募する側からすると、「どの程度のスキルレベルが求められるのか」「具体的にどんなことができるようにしておけばいいのか」迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。
そこで、この記事では、事務職に必要なWord,Excelスキルについて、レベル別に詳しく解説していきます。 未経験の方から、スキルアップを目指したい経験者の方まで、ぜひ参考にしてみてください。
事務職に必須のWordとExcelスキル【レベル別解説】
事務職に就くにあたって、WordとExcelのスキルは必須と言っても過言ではありません。基本的な操作ができれば良いという求人も見られますが、実際には関数や表計算ソフトを使ったデータ分析など、応用レベルのスキルを求められるケースも少なくありません。
例えば、Wordで求められるスキルとしては、「書式設定」や「レイアウト調整」、「表作成」などが挙げられます。Excelでは、「SUM関数」や「AVERAGE関数」といった基本的な関数の使い方に加え、「VLOOKUP関数」や「ピボットテーブル」といった応用的な機能を使いこなせると業務効率が格段に向上します。
これらのスキルは、事務処理の効率化だけでなく、データに基づいた正確な判断や報告にも役立ちます。自分に必要なスキルレベルを把握し、積極的にスキルアップを目指しましょう。
事務職で求められる基本的なパソコンスキル
求人情報に記載されている「Word・Excelの基本操作」といった場合、基本的な入力や編集ができるレベルを指すことが多いでしょう。一方、「ビジネスレベル」や「実務レベル」と記載されている場合は、関数やマクロ、VBAなどを使いこなせるレベルの高いスキルが求められます。自分に必要なスキルレベルを把握し、効率的に学習を進めましょう。
Wordスキルの重要性と基本操作
Wordは、報告書や議事録、手紙など、様々な文書作成に活用されるため、高いレベルで操作できることが求められます。基本的な操作としては、文字入力や書式設定、表の挿入などが挙げられます。これらの操作をスムーズに行うことで、業務効率を格段に向上させることができます。
また、Wordには、文書作成を効率化する便利な機能が多数備わっています。例えば、ヘッダーやフッターの設定、目次や索引の作成など、これらの機能を活用することで、より質の高い文書を作成することが可能になります。ぜひこの機会にWordの基本操作を習得し、事務処理能力を高めていきましょう。
Excelスキルの必要性とその理由
事務職として働く上で、Wordと並んで必須スキルと言えるのがExcelです。Excelは、膨大なデータを効率的に処理できる表計算ソフトです。顧客情報や売上データなど、数値データを扱うことの多い事務職にとって、Excelのスキルは業務効率化に欠かせません。
求人情報を見ても、Excelスキルは「必須」とされている場合がほとんどです。基本的な関数や機能を理解していることをアピールできれば、選考を有利に進められるでしょう。表計算ソフトのスキルは、事務職だけでなく、幅広い職種で役立つ汎用性の高さも魅力です。
Wordスキルのレベル別解説
ここでは、求められるWordスキルをレベル別に解説していきます。
**レベル1：基本操作**
まずは、文書作成、保存、印刷といった基本操作をスムーズに行えることが重要です。フォントや文字サイズ変更、コピー＆ペーストなどもスムーズに行えるようにしておきましょう。
**レベル2：表作成・編集**
業務では、請求書や見積書など表計算ソフトを使う場面も多くあります。Wordで表を作成、編集できるスキルも身につけておきましょう。
**レベル3：ヘッダー・フッター・目次作成**
報告書など、複数ページにわたる文書作成では、ヘッダー・フッター、目次作成のスキルがあると便利です。これらの機能を活用することで、より見やすく、分かりやすい文書を作成できます。
Word初級レベル｜基本的な文書作成
Word初級レベルでは、まず文書作成の基本である、文字入力や編集、保存ができるスキルが必要です。次に、ビジネス文書でよく使われる表や画像の挿入方法、見栄えを整えるための書式設定ができることが必須となります。これらの機能をスムーズに使えるようになれば、相手に分かりやすく情報伝達できる、効果的な文書を作成できます。
| 初級レベル |
| ＜文章の入力と編集＞ 文字や段落の入力、文字の削除や修正 |
| ＜書式設定＞ フォントの種類やサイズの変更、太字、斜体、下線の適用 段落の整列（左揃え、中央揃え、右揃え）、行間の設定 |
| ＜基本的な文書作成＞ 箇条書きや番号付きリストの作成 ページ番号やヘッダー・フッターの設定 |
| ＜文書の保存と印刷＞ 文書の保存、別名で保存、PDFとして保存 印刷設定、プレビュー、印刷の実行 |
Word中級レベル｜効率的な文書管理と編集
事務職としてさらにステップアップを目指すなら、Wordの中級レベルスキルは必須です。業務効率化に直結する文書管理や編集テクニックを習得しましょう。
例えば、複数の書類をまとめて編集できる「比較と結合」機能は、修正箇所の確認や資料統合に役立ちます。また、目次や索引の作成、図表番号の自動付番などもマスターすれば、見やすく正確な文書作成が可能です。
| 中級レベル |
| ＜スタイルの利用＞ 見出しや本文のスタイル設定、カスタムスタイルの作成 |
| ＜画像や図形の挿入と編集＞ 画像の挿入、サイズ変更、配置 図形の挿入、テキストボックスの利用 |
| ＜表の作成と編集＞ 表の挿入、セルの結合・分割、行や列の追加・削除 表のスタイルの適用、セル内の文字の配置 |
| ＜セクションの管理＞ セクションの区切りの挿入、異なるセクションのページ設定 |
| ＜コメントと変更履歴＞ コメントの追加、変更履歴の追跡と管理 |
| ＜テンプレートの利用＞ 既存のテンプレートを使用した文書の作成 |
Word上級レベル｜高度な文書デザインとレイアウト
事務職としてさらにステップアップを目指すなら、Wordの高度な文書デザインとレイアウト技術は必須スキルと言えるでしょう。
美しいビジネス文書は、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを促進します。例えば、見やすい資料作成には、表組みの結合や分割、画像の配置や文字列の折り返しなどを効果的に活用することが重要です。
また、会社のロゴやヘッダー・フッターを挿入し、統一感のある文書デザインを目指すことで、会社のブランドイメージ向上にも貢献できます。Wordを使いこなすことで、業務効率化だけでなく、周囲からの評価も高まり、さらなるキャリアアップに繋がるでしょう。
| 上級レベル |
| ＜高度な書式設定＞ 詳細な段落設定、インデントやタブの利用 |
| ＜目次と索引の作成＞ 自動目次の作成と更新、索引の作成 |
| ＜フィールドとブックマークの利用＞ 文書内のフィールドの挿入、ブックマークの設定 |
| ＜文書のマクロ化＞ 簡単なマクロの作成と実行、VBAを使用した文書の自動化 |
| ＜連動機能の利用＞ 他のOffice製品（ExcelやPowerPoint）との連携、データの挿入とリンク |
| ＜高度なテンプレートの作成＞ 独自テンプレートの作成と配布、標準テンプレートのカスタマイズ |
Excelスキルのレベル別解説
事務職として働く上で、Wordと並んで必須スキルとされるのがExcelです。求人情報に「Excelスキル」と記載されているのをよく見かけますが、具体的にどの程度のスキルが求められるのでしょうか？
Excelスキルは、基本的な表計算や関数計算ができるレベルから、VBAを用いたマクロ作成など、高度なデータ分析ができるレベルまで、実に様々です。
企業や職種によって求められるレベルは異なりますが、多くの事務職では、SUM関数やAVERAGE関数を使った集計業務や、表やグラフの作成、データの並べ替えや抽出などができることが求められます。これらの基本操作をマスターすれば、日々の業務を効率的にこなせるようになるでしょう。
Excel初級レベル｜基本操作と表作成
事務職においてWordと並んで必須スキルとされるExcel。基本操作と簡単な表作成ができれば、業務効率化を図れます。まずはExcelの起動からファイルの保存、セルへの文字入力や修正といった基本を習得しましょう。
表作成では、行や列の挿入・削除、セルの結合や分割などを駆使します。罫線やセル背景色の変更で、見やすく整えることも可能です。ショートカットキーを活用すれば、さらに作業スピードがアップします。基本操作をマスターして、Excelスキルをワンランクアップさせましょう。
| 初級レベル |
| ＜セルの入力・編集＞ 文字や数値の入力、セルのコピー・ペースト、セルの結合 |
| ＜書式設定＞ フォントの変更、セルの背景色、文字色の変更、セルの枠線の設定 |
| ＜基本的な関数の利用＞ SUM（合計）、AVERAGE（平均）、COUNT（数える）など |
| ＜基本的なフィルター・ソート＞ データの並べ替え、フィルター機能の利用 |
| ＜シートの管理＞ シートの追加・削除、シート名の変更、シートのコピー・移動 |
Excel中級レベル｜事務職で求められるスキル
事務職として転職活動をするなら、Excelスキルは必須です。求人票に記載されている「Excel中級レベル」とは、具体的にどのようなレベル感を指すのでしょうか。
基本的なSUM関数やAVERAGE関数の使い方に加え、VLOOKUP関数やIF関数を使って、複数のシートから効率的にデータを集計・分析できるスキルが求められます。また、ピボットテーブルで大量のデータをわかりやすくまとめたり、グラフ作成機能で視覚的に表現するスキルも重要です。
これらのスキルがあれば、日々の業務効率化に貢献できるだけでなく、データに基づいた報告や提案など、ワンランク上の仕事ができるようになるでしょう。ぜひ、実務で活かせるレベルを目指しましょう。
| 中級レベル |
| ＜関数の応用＞ IF関数、VLOOKUP関数、COUNTIF関数などの条件付き関数の使用 |
| ＜データの可視化＞ グラフの作成と編集（棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど） |
| ＜データの分析＞ ピボットテーブルの作成と操作 |
| ＜複数シートの連携＞ 他のシートやブックからのデータ参照、リンクの設定 |
| ＜条件付き書式＞ 特定の条件に基づいたセルの書式設定 |
Excel上級レベル｜業務効率化のための自動化操作
基本的な関数計算に加え、データ分析や資料作成など、応用レベルのスキルが求められる場面も多いです。さらに一歩進めて、業務効率化を実現したいなら「自動化」のスキルが必須です。
例えば、VBAを使うことで、毎日の繰り返し作業を自動化できます。顧客データの一括入力やフォーマットの変換など、時間も手間もかかる作業を一瞬で完了できます。自動化は、時間短縮だけでなく、ヒューマンエラーの防止にも繋がるため、正確性も向上も期待できます。Excel上級レベルを目指し、自動化を習得すれば、ワンランク上の事務職として活躍できるでしょう。
| 上級レベル |
| ＜高度な関数の利用＞ INDEX関数、MATCH関数、ARRAYFORMULA関数などの高度な関数の使用 |
| ＜マクロとVBAの利用＞ 簡単なマクロの記録と実行、VBAを使用した自動化 |
| ＜高度なデータ分析＞ 高度なピボットテーブルの設定、複数のデータソースの統合と分析 |
| ＜テンプレートの作成＞ 汎用的に利用できるエクセルテンプレートの作成 |
| ＜データのインポート・エクスポート＞ 外部データのインポート（CSV、TXT、データベースなど）、エクスポート機能の利用 |
ExcelとWordのスキルアップ方法
事務職として働く上で、WordやExcelのスキルはもはや必須と言えるでしょう。基本的な操作ができれば良いという時代は終わり、周囲と差をつけるにはレベルアップが欠かせません。
まず、自分のレベルを客観的に把握することが重要です。MOSなどの資格取得を目指すのも有効です。基礎固めができたら、次は実践です。
実務で使用する書類を作成したり、関数を使ってデータ分析に挑戦してみましょう。
オンライン学習サービスも充実しており、自分のペースで効率的にスキルアップできます。積極的に活用し、WordやExcelを使いこなせる事務職を目指しましょう。
独学でスキルを磨く方法｜参考書と動画
Word・Excelを使いこなせれば、業務効率が格段に向上するだけでなく、周囲からの評価も高まります。実際に操作しながら、一つずつ機能を身につけていきましょう。
ある程度使いこなせるようになったら、次は実践的なスキルを習得するために、業務に役立つ動画教材を活用するのが良いでしょう。レベル別に自分に合った教材を選ぶことで、効率的にスキルアップできます。自分に合った方法で、WordやExcelのスキルアップを目指しましょう。
初級者用おすすめ動画教材＞＞ワード・エクセル・パワーポイント・アクセスを動画で楽々マスター！
中級者用おすすめ動画教材＞＞動画パソコン教室！楽ぱそDVD【プレミアム】
上級者用おすすめ動画教材＞＞ITスキルアップセット
PC教室での学習方法
基本的な操作から応用レベルまで、習得したいレベルは人それぞれでしょう。PC教室では、一人ひとりのレベルや学習目的に合わせた丁寧な指導を受けることができます。
例えば、MOS資格取得を目指すコースや、ビジネスシーンですぐに役立つ実務に特化したコースなど、自分にぴったりのコースを選ぶことができます。また、経験豊富な講師にわからない点を直接質問できるのも大きなメリットです。自分に合った学習方法で、確実にスキルアップを目指しましょう。
派遣会社の研修プログラムを利用する
事務職として派遣で働くことをお考えの方へ。 派遣会社が提供する研修プログラムを活用することで、必要なスキルを身につけることができます。
WordやExcelなど、基本的なソフトの操作を基礎から学ぶ講座から、関数やマクロなど応用スキルを磨く講座まで、レベルに合わせた研修が充実しています。
自分に必要なスキルを効率的に習得できるため、ブランクがある方やスキルアップを目指したい方にもおすすめです。事前にしっかり準備しておくことで、派遣先でも自信を持って業務に取り組めます。
事務職に役立つその他のパソコンスキル
事務職として働く上で、WordやExcelのスキルは必須ですが、その他のパソコンスキルも業務効率化に役立ちます。例えば、「PowerPoint」で資料作成のスキルがあれば、会議やプレゼンで効果的に情報を伝えられます。また、「Access」でデータベースを管理できれば、膨大な顧客情報も瞬時に検索・分析することが可能です。
「PowerPoint」と「Access」のスキルがあれば、ワンランク上の事務職を目指せるでしょう。
さらに、ビジネスメールやチャットツールを使いこなすスキルも重要です。正確で丁寧なコミュニケーションは、社内外との信頼関係構築に欠かせません。
PowerPointスキル｜プレゼン資料の作成
WordやExcelに比べて、PowerPointの操作方法がわからない、という方もいるのではないでしょうか？しかし、資料作成を通して、相手に情報をわかりやすく伝えるという点では、PowerPointのスキルは必須です。
資料作成の経験が少ない方であれば、まずは、テンプレートを活用し、見やすい資料を作成することから始めましょう。PowerPointの基本操作を習得し、アニメーションや図形挿入など、表現方法を広げていくことで、より相手に伝わる資料作成が可能になります。
また最近では、PowerPointを使用したZoomでのWeb会議やプレゼンがよく行われています。ZoomでPowerPointが扱えるスキルがあれば、さらにワンランク上の事務職が目指せます。
Outlookスキル｜効率的なメール管理
事務職として働く上で、WordやExcelと並んで必須スキルと言えるのがOutlookです。送受信履歴の管理はもちろん、タスク管理やスケジュール共有など、業務効率化に役立つ機能が豊富に搭載されています。
新着メールの通知設定や、受信トレイを整理するルール設定など、基本的な機能を習得するだけでも、日々の業務をスムーズに進めることができます。Outlookを使いこなせるかどうかは、事務職としての評価を左右すると言っても過言ではありません。積極的に活用して、周りの人と差をつけましょう。
Googleスプレッドシートの活用法
Googleスプレッドシートは、事務職にとってWordやExcelと並ぶ必須スキルになりつつあります。基本的な表計算はもちろん、データの集計や分析、資料作成など、幅広い業務に活用できます。
初心者の方は、まずは簡単なデータ入力や関数を使いこなせるようになりましょう。その後、ピボットテーブルやグラフ作成など、応用的な機能を習得していくことで、業務効率化を図ることができます。
さらに、Googleフォームと連携させれば、アンケート結果を自動集計するなど、高度な業務にも対応できます。積極的に活用して、周りの人と差をつけましょう。
事務職の求人情報とスキルのアピール方法
事務職の求人情報は、未経験者歓迎から専門スキルを求めるものまで、さまざまです。応募する際は、求人票に記載された必須スキルと、自身のスキルレベルを照らし合わせることが重要となります。
WordやExcelといった基本ソフトの操作スキルは、多くの企業で求められています。自己PRでは、具体的な経験や実績を交えながら、どの程度のレベルで使いこなせるのかを伝えましょう。
また、事務職にはコミュニケーション能力や正確性も求められます。これらの能力をアピールすることで、他の応募者と差をつけることができます。企業の求める人物像を把握し、効果的なアピールを心がけましょう。
履歴書と職務経歴書におけるPCスキルの書き方
事務職では、WordやExcelなどのPCスキルは必須です。履歴書や職務経歴書には、自分のスキルレベルを正確に伝えられるように書き方が重要になります。
応募する求人でWordやExcelが必須スキルの場合は、「Word：文書作成、編集、書式設定」のように具体的に記載しましょう。Excelは、「関数：SUM関数、AVERAGE関数」「ピボットテーブル作成」など、具体的な関数名や機能名を含めることで、採用担当者にスキルレベルが伝わります。
また、スキルレベルを客観的に示すために、MOS（Microsoft Office Specialist）などの資格取得を記載するのも効果的です。資格がない場合は、「実務経験○年」や「自己学習で習得」といった情報を加えることで、スキルレベルを具体的に伝えられます。
事務職の求人情報を探す方法
事務職の求人情報を探す際、WordやExcelのスキル要件は重要なポイントです。効率的に求人を探すには、スキルレベルで絞り込むのがおすすめです。
例えば、「MOS資格必須」といった高いスキルを求める求人から、「Excelの基本操作ができればOK」など、未経験者でも応募しやすい求人まで、様々なレベルの求人情報があります。
自分に合ったスキルレベルの求人を探すことで、ミスマッチを防ぎ、スムーズに転職活動を進められます。また、「一般事務」や「営業事務」など、具体的な職種で絞り込むのも効果的です。希望する職種の求人サイトや転職エージェントを利用するのも良いでしょう。
転職イベントとセミナー情報
事務職への転職をお考えの皆さん、スキルアップは万全ですか？ 応募書類でよく見かける「Word、Excel 実務レベル必須」の文字。 これってどのレベルまでを指すのか、不安に思う方も多いのではないでしょうか。
事務職の転職イベントでは、企業の採用担当者から直接話を聞けるチャンス！ 最新の求人情報や求められるスキルレベルを知ることができます。 また、WordやExcelのスキルアップセミナーも、レベル別に自分に合ったものを選んで参加できます。 基礎を固めたい方も、応用力を磨きたい方も、積極的に活用してみましょう。
初級者用おすすめ動画教材＞＞ワード・エクセル・パワーポイント・アクセスを動画で楽々マスター！
中級者用おすすめ動画教材＞＞動画パソコン教室！楽ぱそDVD【プレミアム】
上級者用おすすめ動画教材＞＞ITスキルアップセット
